Правила делового общения

Полное собрание материалов по теме: правила делового общения от специалистов своего дела.

Важнейшей частью любого бизнеса является деловое общение, поэтому знать правила делового общения и воплощать знания в процессе деловых переговоров обязательно, поскольку в процессе ведения бизнеса в современном мире непосредственно взаимоотношениям огромное количество времени. При этом недостаточно только учтиво и доброжелательно общаться, необходимо знать и применять в деловых переговорах правила ведения деловой беседы, а также правила публичного выступления. Соблюдая правила делового общения, вы показываете свой профессионализм, а это качество является необходимым условием для успешного развития бизнеса. Нарушая правила делового общения, можно разрушить взаимопонимание между партнерами и контрагентами, что приведет к разрыву контактов.

Перечислим правила делового общения, носящие первостепенный характер:

1.      Важным условием делового общения является пунктуальность. Пунктуальность в делах характеризует ваше уважительное отношение к своему и чужому времени и облегчает общение. Важным этапом, обеспечивающим пунктуальность, служит планирование.

2.      Не менее важна не многословность. При этом лишними могут выступать аспекты, как связанные с деятельностью компании, так и с личной жизнью коллег. Старайтесь говорить по существу, понятно, но достаточно кратко.

3.      Уважительное отношение к мнению партнеров и коллег – не менее важное условие на пути достижения успеха любого дела. Любопытство и эгоизм, нетерпимость или желание построить карьеру за чужой счет приносят лишь разочарования и неудачи. Уважение к мнению собеседника, умение выслушать его, а также услышать и понять является залогом успеха. Если вы не ответили на слова или вопрос собеседника, то грубо нарушили речевой этикет.

4.      Не менее важно писать и говорить правильным языком. Умение вести беседу позволяет вовлекать, заинтересовывать своими идеями, а, следовательно, и воплощать их в жизнь. Эта способность необходима при формировании деловых отношений и контактов.

5.      До того как принять участие в разговоре необходимо чётко сформулировать  цель общения. Используйте речевое разнообразие, правильно подбирая необходимые слова под конкретную ситуацию.

6.      Сохраняйте самообладание и самоконтроль, следите за своими проявлениями чувств и эмоциями. Не отвечайте на грубость грубостью, опустившись до уровня плохо воспитанного оппонента, вы продемонстрируете отсутствие своей культуры речи.

  1. Общаясь с собеседником, придерживайтесь своих речевых привычек. Не перенимайте стиль общения собеседника, поскольку  вы теряете индивидуальность, подражая чужой манере общения.

8.      Правила ведения деловой беседы помимо деловых качеств предусматривают и стиль вашей одежды – дресс-код.

Поэтому мастерство красноречия, основные правила публичного выступления необходимо постоянно совершенствовать. Правила делового этикета способны открыть путь к успеху, нужно лишь их знать и использовать.

–        Для того, чтобы успешно выступить перед массовой аудиторией необходимо заранее подготовить план и составить основные тезисы своего выступления.

–        Желательно избегать во время выступления поучительного тона.

–        Постарайтесь передать собственное неравнодушие к озвучиваемым тезисам, используя правильную интонацию.

–        Говорите просто и грамотно.

–        Заинтересуйте аудиторию, убеждайте в своей правоте, используя подтверждаемые аргументы.

–        Исключите надоевшие штампы, клише, из своего выступления.

–        Завершая публичное выступление эффективно возвращение к началу речи, а также повторное акцентирование на ключевых моментах.

Не смотря на то, что правила достаточно просты, многие до сих пор не следуют им при ведении переговоров или забывают о них, увлекаясь оживленной дискуссией.

План:

Введение.

Цель и принципы делового общения.

Этика делового общения.

Виды делового общения.

Психологические особенности делового общения.

7 золотых правил делового общения.

Заключение.

Список использованной литературы.

Введение.

Деловое общение это самый массовый вид социального общения. Оно представляет сферу коммерческих и административно-правовых отношений, экономико-правовых и дипломатических отношений. Новые экономические и социальные условия побудили к коммерческой и организаторской деятельности широкие массы населения. Это обстоятельство выдвинуло на первый план необходимость обучения языковым формам делового общения, необходимость повышения лингвистической компетентности лиц, вступающих в социально-правовые отношения, руководящих действиями людей. Лингвистическая компетентность становится в рыночных условиях непременным компонентом общепрофессиональной подготовки менеджеров, муниципальных служащих, референтов, руководителей всех уровней. Умение успешно вести деловые переговоры, грамотно составить текст документа, умение работать с документами важнейшие составляющие профессиональной культуры человека, принимающего решения. Низкая речевая культура напрямую связана с низкой эффективностью совещаний, переговоров, параличом законов, которые часто составлены так, что их просто нельзя исполнить. Культура речи является экономической категорией. Высокая речевая культура и развитая экономика в передовых странах неотделимы друг от друга, взаимосвязаны. И наоборот, низкая речевая культура общества определяет соответствующий уровень развития и эффективность экономики.

Цель и принципы делового общения.

Цель делового общении заключена в стремлении ведущего (коммуникатора) воздействовать на партнеров за счет использования их интересов, мотивации поведении для повышения результативности своей деятельности. Но не только результативность коммерческой деятельности является предметом делового общения. Потребность в сопереживании, желание быть понятым, оцененным также инициируют установление деловых контактов. В конечном счете, именно эти неформальные коммуникации (межличностные отношения) неизбежно приводят к повышению эффективности взаимодействия и росту коммерческого успеха.
Стремление к установлению деловых контактов должно сопровождаться соблюдением следующих принципов:
• принцип информированности — перед вступлением в делово контакт желательно иметь достаточную информацию о партнере, его компетентности, профессионализме, финансовой обеспеченности, культурном и образовательном уровнях;
• принцип морально-психологического настроя нацеливает участников делового общения на создание теплой, дружеской, доверительной обстановки, т.е. на атмосферу, располагающую к откровенному диалогу;
• принцип наименьшего действия предусматривает деловое общение с учетом четкого обоснования расходов на осуществление намеченной бизнес-операции от замысла до ее окончательно реализации в условиях минимизации совокупных затрат;
• принцип реальных возможностей организации делового общения – коммуникатор должен предварительно оценить свои реальны возможности в области финансов, наличия важнейших элементов рыночной инфраструктуры, профессиональных кадров необходимых для вступления в деловое сотрудничество с потенциальными партнерами;
• принцип надежности — на каждом этапе делового общения необходимо четко следовать данным обещаниям, быть до конца коммерческой сделки убедительным, конструктивным и ответственным за все пункты договорных условий.
Содержание делового общения определяется потребностями в совместной деятельности, которая предполагает согласованность действий понимание и принятие каждым ее участником целей, задач и специфики этой деятельности, своей роли и своих возможностей по ее реализации. Воздействие коммуникатора на окружающих, с тем чтобы приблизить к себе заинтересованных партнеров, склонить их к определенным поступкам и действиям, изменить их мнения и взгляды в соответствии со своей ориентацией, является основной стратегией делового общения. Благодаря реализации данной стратегии делового общения у партнеров, находящихся в продолжительном контакте, вырабатывается понимание взаимных интересов, взглядов и вкусов друг друга, они могут более объективно оценивать собственные возможности и возможности деловых партнеров, а также проявлять толерантность к недостаткам других.

Первым делом меня смутил принцип информативности, в которым открытым текстом дается совет собрать максимально полную информацию о партнере. Мое мнение таково, что человек, который станет объектом по поиску информации будет не очень рад, когда в беседе с ним будет явное преимущество у оппонента, я имею ввиду, что человек не только знает, в каком тоне и как нужно разговаривать с потенциальным партнером (что не плохо), но также имеет точки давления на него (что не очень хорошо). Это сразу подразумевает, с моей точки зрения, не здоровые деловые отношения, построенные на взаимном не доверии. Если же этот пункт пройден обоими партнерами, то возникает другая проблема. Каждый из них ведет себя не привычно для себя, а подстраиваясь бод другого. Такая ситуация ведет к тому, что человек, чувствующий себя «не в своей тарелке» не сможет принять максимально адекватных решений для благополучия компании. При выборе партнера, я считаю, необходимо найти человека, под которого не нужно подстраиваться и которому не нужно подстраиваться под тебя.

Этика делового общения.

1) Понятие делового общения.

Деловое общение – это сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере. Его участники выступают в официальных статусах и ориентированы на достижение цели, конкретных задач. Специфической особенностью названного процесса является регламентированность, т. е. подчинение установленным ограничениям, которые определяются национальными и культурными традициями, профессиональными этическими принципами.

Известны “писаные” и “неписаные” нормы поведения в той или иной ситуации официального контакта. Принятый порядок и форма обхождения на службе называется деловым этикетом. Его основная функция – формирование правил, способствующих взаимопониманию людей. Второй по значению является функция удобства, т. е. целесообразность и практичность. Современный отечественный служебный этикет имеет интернациональные признаки, потому что его основы фактически были заложены в 1720 году “Генеральным регламентом” Петра I, в котором были заимствованы зарубежные идеи.

Деловой этикет включает в себя две группы правил:

нормы, действующие в сфере общения между равными по статусу, членами одного коллектива (горизонтальные);

наставления, определяющие характер контакта руководителя и подчиненного (вертикальные).

Общим требованием считается приветливое и предупредительное отношение ко всем коллегам по работе, партнерам, независимо от личных симпатий и антипатий.

Регламентированность делового взаимодействия выражается также во внимании к речи. Обязательно соблюдение речевого этикета – разработанных обществом норм языкового поведения, типовых готовых “формул”, позволяющих организовать этикетные ситуации приветствия, просьбы, благодарности и т. д. (например, “здравствуйте”, “будьте добры”, “разрешите принести извинения”, “счастлив познакомиться с Вами”). Эти устойчивые конструкции выбираются с учетом социальных, возрастных, психологических характеристик.

Общение как взаимодействие предполагает, что люди устанавливают контакт друг с другом, обмениваются определенной информацией для того, чтобы строить совместную деятельность, сотрудничество.

Чтобы общение как взаимодействие происходило беспроблемно, оно должно состоять из следующих этапов:

Установка контакта (знакомство). Предполагает понимание другого человека, представление себя другому человеку;

Ориентировка в ситуации общения, осмысление происходящего, выдержка паузы;

Обсуждение интересующей проблемы;

Решение проблемы.

Завершение контакта (выход из него).

Служебные контакты должны строиться на партнерских началах, исходить из взаимных запросов и потребностей, из интересов дела. Бесспорно, такое сотрудничество повышает трудовую и творческую активность, является важным фактором технологического процесса производства, бизнеса.

2) Виды делового общения.

По способу обмена информацией различают устное и письменное деловое общение.

Устные виды делового общения, в свою очередь, разделяются на монологические и диалогические.

К монологическим видам относятся:

Приветственная речь;

Торговая речь ();

Информационная речь;

Доклад (на заседании, собрании).

Диалогические виды:

Деловой разговор – кратковременный контакт, преимущественно на одну тему.

Деловая беседа – продолжительный обмен сведениями, точками зрения, часто сопровождающийся принятием решений.

Переговоры – обсуждение с целью заключения соглашения по какому – либо вопросу.

Интервью – разговор с журналистом, предназначенный для печати, радио, телевидения.

Дискуссия;

Совещание (собрание);

Пресс-конференция.

Контактный деловой разговор – непосредственный, “живой” диалог.

Телефонный разговор (дистантный), исключающий невербальную коммуникацию.

В прямом контакте и непосредственной беседе наибольшее значение имеют устная и невербальная коммуникации.

Беседа или передача сообщений по телефону являются самыми распространенными формами коммуникаций, их отличает непосредственный контакт и большое разнообразие способов общения, что позволяет без труда сочетать деловую (формальную) и личную (неформальную) части всякого сообщения.

Письменные виды делового общения – это многочисленные служебные документы: деловое письмо, протокол, отчет, справка, докладная и объяснительная записка, акт, заявление, договор, устав, положение, инструкция, решение, распоряжение, указание, приказ, доверенность и др.

По содержанию общение может быть разделено на:

Материальное – обмен предметами и продуктами деятельности;

Когнитивное – обмен знаниями;

Мотивационное – обмен побуждениями, целями, интересами, мотивами, потребностями;

Деятельностное  – обмен действиями, операциями, умениями, навыками.

По средствам общения возможно деление на такие четыре вида:

Непосредственное – осуществляемое с помощью естественных органов, данных живому существу: руки, голова, туловище, голосовые связки и т.д.;

Опосредованное – связанное с использованием специальных средств и орудий;

Прямое – предполагает личные контакты и непосредственное восприятие друг другом общающихся людей в самом акте общения;

Косвенное – осуществляется через посредников, которыми могут выступать другие люди.

3) Структура и функции общения.

К структуре общения можно подойти по-разному, в данном случае будет охарактеризована структура путем выделения в общении трех взаимосвязанных сторон: коммуникативной, интерактивной и перцептивной.

Коммуникативная сторона общения (или коммуникация в узком смысле слова) состоит в обмене информацией между общающимися индивидами.

Интерактивная сторона заключается в организации взаимодействия между общающимися индивидами (обмен действиями).

Перцептивная сторона общения означает процесс восприятия и познания друг друга партнерами по общению и установления на этой основе взаимопонимания.

Употребление этих терминов условно, иногда в аналогичном смысле употребляют и другие: в общении выделяют три функции – информационно-коммуникативная, регуляционно-коммуникативная, аффективно-коммуникативная.

Самой большой проблемой этикета, этики делового общения в частности, является наигранность и лицемерие. Люди тратят огромное количество усилий, чтобы показать партнеру или начальнику, что у них все хорошо, настроение прекрасное и т. д. Конечно приятно видеть вокруг себя бодрых, улыбчивых людей, но от большинства людей, «выдавливающих» из себя хорошее настроение, просто сквозит фальшью. И вся эта эмоциональная атмосфера, в итоге, накаляется. Конечно, люди должны быть дружелюбнее, но это качество должно воспитываться и быть искренним, иначе все это похоже на дешевый театр.

На более высоких ступенях рабочей иерархии лицемерие имеет критический характер. Люди выстраивают деловые отношения, хотя какие могут быть отношения, заведомо основанные на обоюдной лжи.

Если брать этикет в целом, то его нельзя охарактеризовать однозначно. Но я хочу затронуть минусы. И первое это изобилие обрядов, таких как: встать в нужный момент, поклоны, зазубренные фразы, которые не несут в себе информации. Деловой этикет в наше время принимает гротескную форму. Он становится смешным стороннему наблюдателю. Это похоже на каждодневную маленькую игру, в которой «старший по званию» удовлетворяет свое тщеславие через поклончики и приветственные фразы подчиненных и т. д. Всего должно быть в меру, а здесь она уже давно потеряна.

Виды делового общения.

Прямые и косвенные

Все виды делового общения делят на две группы: прямые и косвенные. Под прямым понимается общение, которое происходит непосредственно между партнерами, которых не разделяют пространственные и временные преграды. Это может быть деловая беседа, переговоры. Под косвенным подразумевается контакт, который осуществляется с помощью технических средств (телефона, интернета). Опыт показывает, что по возможности нужно стремиться к прямому общению, так как оно считается самым результативным для достижения какой-либо цели. Все же живое общение, когда собеседники видят друг друга, не сравнится ни с чем другим.

Вербальное и невербальное

Существуют такие виды делового общения, как вербальное и невербальное. Вербальное – это общение с помощью слов, невербальное – это общение с помощью жестов, мимики, поз. Невербальный портрет человека можно составит по тому, какие позы он выбирает для ведения разговора, как он смотрит на своего собеседника и с какой интонацией он произносит ту или иную информацию.

Технология делового общения может осуществляться с помощью различных способов и форм общения. В зависимости от этого выделяют следующие виды делового общения:

Деловое совещание

Здесь имеется ввиду такое деловое общение, когда весь коллектив предприятия или фирмы собирается вместе для того, чтобы обсудить  насущные проблемы или принять общее решение.

Публичное выступление

Этот вид делового общение является в некой мере продолжением предыдущего. Это тут  случай, когда один человек доносит какую-либо информацию своим коллегам или иной группе лиц. Выступающий должен четко понимать то, о чем он говорит, а его выступление должно быть понятно публике.

Деловая беседа

Это такой вид делового общения, при котором происходит обмен информацией по какой-либо, наиболее важной в данный момент теме.  Например, сюда относится обсуждением сотрудниками предприятия рабочих процессов. Во время деловой беседы необязательно должно выноситься решение.

Деловые переговоры

В отличие от предыдущего вида общения, конечным результатом переговоров  является нахождение самого правильного решения и его принятие. Деловые переговоры имеют конкретную четкую направленность, итогом которых может стать подписание важных контрактов и сделок.

Спор

Во время делового общения без спора обойтись дается не всегда. Зачастую, только благодаря столкновению интересов и отстаивания участниками своих позиций удается придти к какому-то решению. Но и иногда именно спор мешает его принять.

Деловая переписка

Это косвенный способ делового общения, с помощью которого информацию передается посредством письма.  Например, сюда можно отнести письменные приказы и запросы. Деловая переписка может осуществляться и путем отправления электронных писем, что существенно экономит время. Различают две формы деловой переписки: деловое письмо (отправляется одной организацией на имя другой) и частное официальное письмо (отправляется частным лицом от имени организации другому частному лицу).

В виде «деловые переговоры» указано, что конечной целью, в отличии от других видов, является нахождение самого правильного решения. Остается не понятным, в таком случае, цели остальных видов, если она не является нахождением правильного решения.

Выше написано, что спор иногда мешает принять решение. Я считаю, что это в корне не верно, ведь спор – это сталкивание интересов, а следовательно только через спор можно прийти к консенсусу. Таким образом, спор может мешать принятию не удовлетворяющих решений. А в рабочей обстановке решение должно благоприятствовать развитию компании. Следовательно, если возникает спор, то решение не идеально, его необходимо либо корректировать, либо отвергнуть.

Психологические особенности делового общения.

Психология делового общения. Умение вести деловые беседы и переговоры, устанавливать контакты с партнерами и управлять коллективом подчиненных – ключ к успеху в бизнесе. Недаром знаменитый американский миллионер Дж. Д. Рокфеллер утверждал, что «умение общать­ся с людьми — это товар, и я заплачу за него больше, чем за что-либо другое на свете».

Существует огромное количество книг, рассказывающих об искусстве общения и законах межличностных отношений, книг, раскрывающих секреты человеческого поведения. Выработано множество методик, рекомендаций, помогающих развить ком­муникативные способности, научить понимать психологию другого человека и свою собственную, производить хорошее впечатление на окружающих.

Тема межличностных отношений неисчерпаема, поэтому остановимся только на сугубо практических советах, помо­гающих достичь успеха в ходе деловых встреч. Эти рекомендации позволяют создать благоприятный психологический климат де­лового общения, вызвать доверие собеседника, защититься от некорректных собеседников, избежать конфликтов.

Имя Дейла Карнеги знакомо, пожалуй, всем. Он создал классические книги по вопросам психологии делового обще­ния. Напомним некоторые положения, изложенные им в книге «Как приобретать друзей и оказывать влияние на людей».

«Величайший секрет обращения с людьми», – именно так Д. Карнеги определяет умение внушить собеседнику созна­ние его собственной значимости. Желание быть значительным – это одна из самых сильных потребностей человека. Ради того, чтобы почувствовать свою значительность, люди копят мил­лионы и занимаются благотворительностью, одолевают все но­вые ступени иерархической лестницы, завоевывают медали на спортивных соревнованиях, порой сходят с ума, чтобы в безум­ном воображении обрести чувство значительности, которое им не удалось ощутить в реальном мире.

Поэтому во время делового разговора исключительно важ­но дать понять собеседнику, что вы высоко цените его досто­инства.

Такое подчеркивание достоинств другого человека не имеет ничего общего с лестью. Грубая лесть не только не способствует установлению дружеских отношений, но и оказывает обратное воздействие. Все дело в том, что дешевая лесть – это, как прави­ло, неискренняя похвала. Высоко оценивая в разговоре какие- либо положительные качества собеседника, важно быть ис­кренним. Кто-то возразит: невозможно искренне сделать ком­плимент подлецу и болвану. Но прислушаемся к словам из­вестного американского философа, публициста и писателя Ральфа Уолдо Эмерсона: «Каждый человек, которого я встречаю, в какой-нибудь области превосходит меня; и я готов у него учиться». И это действительно так. При желании в любом человеке можно обнаружить что-то, достойное похва­лы. И если ваш партнер поймет, что вы искренне признаете его значимость, вам обеспечено его расположение.

Итак, чтобы располагать к себе людей, а значит, добиться успеха в бизнесе и во многих других сферах жизни, давайте людям почувствовать их значимость и делайте это искренне.

Кроме этого Д. Карнеги сформулировал еще пять правил, следование которым помогает располагать к себе людей и вли­ять на их поведение.

ПРАВИЛО 1. Проявляйте искренний интерес к другим людям.

Любого человека прежде всего интересует он сам, его про­блемы и интересы. Поэтому тот, кто проявляет интерес к про­блемам других, – всегда желанный собеседник и партнер. Люди, совершенно не интересующиеся окружающими, не могут рас­считывать на взаимность и испытывают очень большие труд­ности в жизни. Из среды людей, не интересующихся другими, выходят, как правило, неудачники. Да и почему, – резонно спрашивает Д. Карнеги, – люди должны проявлять интерес к вам раньше, чем вы  к ним?»

Так что прежде, чем вы начнете обсуждать с кем-либо ваши проблемы и соответствующие предложения, поговорите о предметах, которые волнуют вашего собеседника.

Эта мысль была сформулирована еще в Древнем Риме по­этом Публием Сиром: «Мы интересуемся другими тогда, когда они интересуются нами».

ПРАВИЛО 2. Улыбайтесь.

Книга Д. Карнеги была написана в 30-е годы. Уже в то вре­мя прагматичные американцы высоко ценили улыбчивое лицо. Дейл Карнеги приводит мнение заведующего крупным ньюйоркским универмагом, который говорил, что охотнее взял бы на должность продавца девушку, закончившую лишь началь­ные классы школы, но обладающую очаровательной улыбкой, чем доктора философии с постной физиономией. Такого мнения многие американские предприниматели придерживаются и по­ныне. Ни для кого не секрет, что широкая улыбка – обязатель­ный атрибут американского образа жизни. Почаще улыбаться стремятся и европейские, и азиатские бизнесмены.

Мудрая древняя китайская пословица гласит: «Человек без улыбки на лице не должен открывать магазин».

ПРАВИЛО 3. Помните, что для человека звук его имени — самый сладкий и самый важный звук в челове­ческой речи.

Д. Карнеги рекомендует не жалеть сил и времени на то, что­бы запоминать имена людей, с которыми вам случается общаться. В деловом общении важно, запомнив правильное произношение имени, как можно чаще употреблять его при об­ращении к собеседнику.

Политические деятели США придерживаются правила: «Вспомнить имя избирателя – это государственная муд­рость. Забыть его – значит обречь себя на забвение».

Д. Карнеги предупреждает: если вы пренебрегаете запоми­нанием и частым употреблением имен партнеров – неприят­ности не за горами.

ПРАВИЛО 4. Будьте хорошим слушателем. Поощ­ряйте других к рассказу о себе.

Исключительно полезное искусство – умение задавать та­кие вопросы, на которые деловому партнеру интересно отве­чать. Попросите собеседника рассказывать о нем самом, о его достижениях. Это, – пишет Д. Карнеги, – «легчайший способ стать хорошим собеседником».

ПРАВИЛО 5. Говорите о том, что находится в круге интересов вашего собеседника.

Один из самых надежных способов расположить к себе че­ловека – говорить с ним о том, что он ценит превыше всего.

Готовясь к деловой встрече, необходимо выяснить, что больше всего интересует вашего собеседника. Расспросите об этом общих знакомых, почитайте деловую прессу. Ваши стара­ния не пропадут даром – это поможет быстро наладить отно­шения с деловым партнером.

Д. Карнеги посвятил немало прекрасных страниц искусству отстаивания своей точки зрения. По мнению Карнеги, противо­речить собеседнику нельзя, и единственный способ победить в споре – это избежать его. Ведь в девяти случаях из десяти спор заканчивается тем, что каждый из его участников убеждается в своей правоте еще больше, чем раньше. «Вы не можете выиг­рать спор, – пишет Д. Карнеги. – Не можете, потому что, проиграв его, вы проиграете, но и выиграв, вы тоже проигрываете. Почему? Предположим, вы наповал сразили оппонента своими аргументами, доказав, что он ничего не смыслит в данном вопросе. И что тогда? Вы чувствуете себя великолепно. А он? Вы заставили его испытать уни­жение. Вы ранили его гордость. И ваш триумф вызовет у него только жажду мщения. Таким образом, «тот, кого убедили против воли, останется при своем мнении».

Победив в споре, вы рискуете потерять делового партнера, а значит, проиграть в бизнесе. Поэтому всегда взвешивайте, что для вас важнее.

Если партнер не прав, можно дать ему понять это жестом, мимикой, интонацией. Но если вы прямо заявите, что он оши­бается, то нанесите удар по его самолюбию и заставите еще ожесточеннее защищать собственную точку зрения. И тогда даже неопровержимые доказательства, даже ваше уникальное красноречие не смогут его переубедить.

Начать обсуждение со слов: «Я вам это докажу» – это все равно, что заявить: «Я умнее вас». А такое заявление настраи­вает партнера против вашего довода.

Начиная обсуждение, не утверждайте, что вы абсолютно убеждены в своей правоте, и что другого мнения по этому во­просу быть не может. Хорошо бы использовать такую фразу: «Я считал совсем иначе, но, возможно, я ошибался. Давайте-ка вместе проверим все факты». Или такую: «Мне кажется, что решать эту проблему нужно иначе, и попробую пояснить вам, почему я так думаю. Конечно, я могу ошибаться. Надеюсь, вы поправите меня, если я буду в чем-то не прав».

Один из главных принципов психологии делового общения, это вызвать доверие. Единственная ассоциация на эту ситуацию у меня, это старая сказка, где волк пытался вызвать доверие у козлят, то есть не самая положительная. Само слово «вызвать» отдает чем-то не натуральным. Остальная часть статьи написана в довольно американизированном стиле. У них всегда все просто, все лозунги кричащие, проблемы все решаемы и всегда есть невероятно простой путь к их решению. Такие высказывания мне кажутся детскими и не достойными для взрослого человека.

Первое правило гласит – проявляйте искренний интерес. Но это уже издержки человеческого характера. Искреннее потому и искреннее, что не поддается контролю. Это позыв изнутри. Тут же это звучит как приказ.

Далее высказывание: «говорите о том, что интересует собеседника». Правило, конечно, замечательное, но только для знакомства с человеком. Если кто-либо захочет общаться с вами дальше, то он захочет услышать и о вас, а не только говорить о своих интересах. Плюс к этому я являюсь сторонником теории «противоположности притягиваются», посему я думаю, что человек, постоянно лестно отзывающийся о моих интересах, мне наскучит невероятно быстро.

7 золотых правил делового общения.

СЕМЬ ЗОЛОТЫХ ПРАВИЛ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ:

ПРАВИЛО 1 – Никогда не начинайте беседу с деловых предложений.

Когда Вы после слова “привет!”, начинаете сразу “брать быка за рога”, то тем самым Вы ставите себя в позицию “берущего”, а не “дающего”. Т.е. Вы пытаетесь что-то поиметь с человека наглым образом, а не предложить ему свою дружескую руку взаимопомощи.

Всегда сначала старайтесь подружиться с человеком, разговориться и узнать его интересы, склонности и конечно же трудности. Только после того, как узнаете человека глубже и подружитесь с ним, после того, как он сам поделится с Вами сокровенными проблемами, начинайте разговор о том, как Ваше предложение, товар или услуга сможет помочь ему в решении этих проблем.

Именно такая работа окупит все временные и финансовые затраты с лихвой! Всегда помните золотое правило “СЕВА и ЖАТВЫ” – любой успешный, предприимчивый и богатый человек сначала много дает, а потом много получает.

ПРАВИЛО 2 – Избегайте давать прямые советы.

Это одна из самых распространенных ошибок! Желательно избегать давать свои готовые решения на чужие проблемы в прямой форме. Очень немногие люди готовы учиться на чужих ошибках и умеют открыто воспринимать чужой жизненный опыт.

К тому же то, что помогло Вам, абсолютно не обязательно поможет еще кому-то. Высказывайте Вашу точку зрения мягко и ненавязчиво, постоянно подчеркивая, что это всего лишь Ваше видение темы и Ваш личный опыт. Проявите свою осведомленность и компетентность в обсуждаемой теме и сделайте так, чтобы человек сам попросил у Вас помощи и совета. Не нужно производить впечатление “Профи”, будьте им!

ПРАВИЛО 3 – Используйте стиль непрямых вопросов.

Чтобы стало сразу понятно, что такое прямой вопрос, я приведу примеры:

“Тебе нужны деньги?”,
“Ты хочешь быть счастливым, здоровым и богатым?”,
“Чем ты зарабатываешь себе на жизнь?”,
“Сколько тебе лет?(к девушке)” и т.п.

Такими вопросами Вы часто ставите человека в неловкое положение и часто, один такой вопрос может прекратить всю беседу, сделав человека не другом, а врагом. Любой прямой вопрос это попытка форсированно вытащить из человека всю его подноготную. Помните, что Вашего собеседника необходимо подводить к этому моменту постепенно и чтобы он сам принял решение об обсуждении своих проблем или трудностей с Вами.

ПРАВИЛО 4 – Поощряйте самостоятельное размышление над проблемой.

Это правило помогает Вам стимулировать активность беседы. Не нужно выдавать готовые решения на ту или иную тему. Дайте пищу для размышления человеку, чтобы он сам подумал и пришел к какому-то выводу, а затем высказал эту мысль. Чаще используйте речевые обороты типа:

“А как Вы считаете?”

“Что Вы думаете про это?”

“Как Вы видите этот вопрос?”

“Как Вам такой вариант? Что Вы чувствуете?”

Потом обсудите все сильные и слабые стороны такого решения. Не забывайте про свою ненавязчивость и роль друга. Даже, если высказанная мысль кажется глупой, то не спешите сообщить об этом человеку. Вообще не стоит никогда показывать Ваше превосходство перед кем-то, человек сам должен это понять из того, насколько Вы умело и компетентно ведете беседу и владеете обсуждаемой темой.

ПРАВИЛО 5 – Позвольте другим самостоятельно определить их направление, в котором им бы хотелось двигаться.

Тоже очень Важное правило, которое помогает в успешном диалоге. На самом деле, если придерживаться правил 1, 2, 3, 4, используя их активно в беседе, то человек обязательно выйдет сам на свои трудности. Именно это нам и нужно, так как любой успешный бизнес – это решение и выход из большинства проблем.

Здесь очень уместна поговорка – “У кого чего болит, тот о том и говорит”. Люди склоны обсуждать свои больные места с другими людьми. Основные проблемы людей – это недостаток признания, общения, материальной свободы или здоровья. Подсознательно они всегда ищут пути решения этих проблем, но если Вы прямо предложите им свою помощь, то в большинстве случаев они откажутся от нее.

Поэтому задача профессионального “Коммуникатора” сделать все для того, чтобы человек самостоятельно, в ходе беседы, показал свои проблемы и принял Ваше предложение, как наиболее выгодное.

ПРАВИЛО 6 – Используйте словесные замки.

Если Вы уже перешли к стадии выдачи информации о бизнесе, товаре или услуге, то ни в коем случае не обрушивайте на человека поток предложений. Делайте это по восходящей, мягко и плавно. Когда достигните пика и почувствуете, что нужно разрядить атмосферу, то используйте закрепляющие словесные замки типа –

“Так же Ведь?”

“Я правильно говорю?”

“Правда же?” и т.д.

Тем самым Вы активно вовлекаете человека в получение информации и управляете процессом ее хорошего понимания и запоминания. С другой стороны, идет своеобразная разрядка общения, и говорите не только Вы один.

ПРАВИЛО 7 – Добавьте в разговор немного юмора и остроумия!

Ни что так не привлекает к Вам, как Ваше умение рассмешить собеседника и разрядить любое возникшее напряжение. Если Вы чувствуете, что появляется некоторая напряженность в беседе, то расскажите какой-то анекдот по теме или трансформируйте проблему в шутку!

Как показала практика очень Важно, когда Вы даете коммерческую информацию, делать небольшие перерывы и отвлечения от темы, это тоже раскрепощает беседу и усвоение материала.

Заключение.

Исходя из всего вышесказанного мы можем сделать вывод, что овладение навыками делового общения (хотя многие из них и кажутся ненужными или лишними на первый взгляд) является необходимым для будущих деловых людей: менеджеров, экономистов и других. Это не просто, как кажется, но и не сложно. Эти навыки в будущем могут сыграть важную роль при заключении сделки или подписании контракта. Поэтому я считаю, что нам всем еще предстоит многому научиться, чтобы в будущем не теряться в нашей профессиональной деятельности.

Деловые разговоры со знанием дела, на уровне начальник-подчиненный и наоборот или между коллегами в течение рабочего времени приносит определенный положительный эффект в работе коллектива, в управлении. Вполне естественно, что общение только лишь с использованием специфической деловой терминологии в течение 100% рабочего дня может просто утомить работника и привести к какой-либо ошибке. Поэтому требуются определенные психологические разгрузочные паузы, как перерыв на кофе и т.д., во время которых можно расслабиться, обменяться шутками. Все это в комплекте принесет ожидаемый положительный результат в работе организации.

Список использованной литературы.

1) Дейл Карнеги, Как завоевать друзей и оказывать влияние на людей. Москва, издательство «ПРОГРЕСС» 1989г.

2)

3) delovoi-etiket.ru/etika-v-biznese/obshenie.html

4)

5)

6)

Этапы и формы деловой коммуникации

Общение – процесс установления и развития контактов между людьми и группами людей. Характер общения обусловлен целями совместной деятельности, оттого может быть различным.

Деловое общение – вид общения, специфику которого определяет невозможность профессиональной и иной, связанной с ней, деятельности вне коммуникаций с другими людьми.

Правила делового общения

Деловое общение – вид общения, при котором происходит обмен информацией в социально-правовой и экономической сфере человеческой деятельности с целью решения определенной задачи (коммерческой, производственной, научной и других).

Кроме делового, есть светское, формально-ролевое, интимно-личностное, манипулятивное виды общения. Отличительной чертой делового общения является то, что субъект коммуникации всегда значим, а предмет общения четко определен и хорошо известен.

Деловое общение складывается из этапов:

  1. Установление контакта. Это этап знакомства, когда происходит представление партнеров друг другу, самопрезентация каждого из них и обмен общими фразами.
  2. Ориентация в ситуации. Второй этап, когда субъекты стремятся понять позиции друг друга и обозначить свои.
  3. Обсуждение. Этап, на котором рассматриваются и обговариваются конкретные деловые вопросы и задачи.
  4. Решение задач. Этап нахождения согласия между партнерами и оптимального взаимовыгодного решения.
  5. Завершение контакта. Этап регламентированного прекращения коммуникации.

Цель делового общения всегда лежит вне взаимодействия его субъектов. Но средства достижения цели определяются с учетом интересов и потребностей всех коммуникаторов.

Задача делового общения – продуктивное и эффективное сотрудничество партнеров.

В любое общение входят три взаимодополняющих процесса: социальная перцепция – восприятие и понимание партнера; коммуникация – обмен информацией; интеракция – обмен действиями.

Эти процессы в бизнес-среде строго регламентированы, есть правила и нормы делового взаимодействия и этикета.

Особое значение имеет процесс коммуникации. Одно неверное или неуместное слово может повлечь за собой существенные негативные последствия, такие как потеря клиента, партнера, прибыли и так далее. Но и перцепция, и интеракция также не менее важны.

Виды профессионального общения

Деловое общение может происходить в форме:

  • беседы,
  • совещания,
  • заседания,
  • собрания,
  • переговоров,
  • презентации,
  • конференции,
  • переписки,
  • консультации,
  • интервью,
  • отчета и в иной, разрешенной форме.

Уважающему себя профессионалу и специалисту нужно уметь грамотно взаимодействовать, знать правила и язык делового общения.

Успешные люди взаимодействуют как непосредственно лично в официальной обстановке, так и опосредованно через технические средства: телефон, факс, почту, интернет-программы.

Все чаще в современном обществе прибегают к электронным системам коммуникации, организация труда приобретает виртуальный характер. Высокие технологии помогают увеличить скорость передачи информации и ее точность, исключить «человеческий» фактор.

Принципы общения в деловой среде

Понятие делового общения включает не только взаимодействие «начальник – подчиненный» и коммуникацию между партнерами по бизнесу, но и ежедневное взаимодействие людей, которые не состоят в близких отношениях.

С незнакомыми людьми принято взаимодействовать по-деловому, культурно. Уважительное отношение и поведение – основы делового общения и культуры в социуме.

Кроме уважения к общим принципам делового общения относятся:

  • Межличностность

Личность – субъект коммуникации в бизнес-среде. Каким бы ни был обсуждаемый вопрос, о нем говорят люди, у каждого из них свое мнение, основанное на личном опыте и особенностях характера. Это принципиально важно, так как успех бизнес-отношений зависит от характера межличностного взаимодействия партнеров.

  • Многомерность

Основы делового общения включают принцип сопоставления содержания передаваемой информации с тем, как это происходит. Тон голоса, его эмоциональная окраска, мимика, жесты не менее важны, чем содержание речи.

Понятие «многомерность» предполагает, что во взаимодействии людей имеют значение все составляющие коммуникации.

Не принято нарушать зону комфорта собеседника, а также слишком далеко находиться во время разговора. Единственное позволенное прикосновение к бизнес-партнеру – рукопожатие. Недопустимо разговаривать, отвернувшись от человека или оглядываясь через плечо.

  • Целенаправленность

Направленность делового взаимодействия многоцелевая. Это означает что, помимо цели, которая озвучивается и обговаривается, субъекты могут иметь иные подспудные, сопутствующие цели, не противоречащие первой.

  • Непрерывность

Пока деловые партнеры находятся в непосредственной близи друг от другу, даже если они не общаются непосредственно, коммуникация продолжается на невербальном уровне.

Поза, жесты, знаки внимания, оказываемые деловому партнеру, имеют значение и несут смысловую нагрузку. Даже молчание – часть интеракции. Бизнесмены не забывают о том, что они общаются с партнерами, даже если тема разговора смещается в сферу, не касающуюся дела.

Правила общения

Чем грамотнее человек ведет себя в профессиональной среде, тем лучше к нему относятся окружающие.

5 правил общения в деловой среде:

  • Нацеленность на взаимопонимание

Деловое общение имеет целью нахождение компромисса. Принято быть готовым, открытым к восприятию и обмену информацией с партнером. Неэтично провоцировалось собеседника на конфликт или избегать контакта. Внимание, уважение и заинтересованность в речи собеседника выражается во взгляде, жестах, умении выслушать не перебивая.

  • Речь должна быть четкой, разборчивой, неторопливой и немонотонной.

В целом следует избегать любых крайностей в речи. Когда человек говорит слишком тихо, невнятно, быстро или, наоборот, слишком медленно, его речь тяжело воспринимается, становится непонятной и неприятной.

К тому же, если субъект говорит в меру громко и предельно четко, у его партнеров складывается представление, что он зрелая личность и уверенный в себе человек.

  • Продуманность речи

Речь должна быть составлена, а лучше записана. Деловые люди перед началом разговора отмечают для себя темы и вопросы, которые требуют обсуждения. Доклад или публичное выступление строится по плану, расписываются вступление, основная часть и заключительные выводы, итоги.

  • Умение задавать как открытые, так и закрытые вопросы

От того, как прозвучит вопрос, будет зависеть ответ. Если вопрос предполагает ответ «да» или «нет», собеседнику придется ответить четко, если вопрос останется открытым, у него будет возможность высказать свою точку зрения. Следует избегать слишком прямых, нетактичных вопросов.

  • Неприемлемость длинных фраз и сложносоставных предложений. Короткие содержательные фразы экономят время и упрощают восприятие информации.

Соблюдение всех принципов и правил может показаться проблематичным, но трудности преодолеваются работой над собой. Умение общаться в бизнес-среде приходит с опытом делового взаимодействия.

Язык общения в бизнес-среде

Понятие «язык» используется для обозначения системы знаков, посредством которой люди мыслят и разговаривают. Это также и способ выражения самосознания личности.

Язык делового общения – официально-деловой стиль речи, предназначенный для коммуникативного взаимодействия в профессионально-деловой среде, а также других близких сферах.

Деловой язык – система общения в устной и письменной форме, регулирующая рабочие отношения.

Официальный стиль письменной речи имеет следующие особенности:

  • сжатость изложения информации;
  • строго обязательная форма;
  • специальная терминология, клише, канцеляризмы;
  • повествовательный характер письменной речи;
  • почти полное отсутствие эмоционально-экспрессивных средств речи.

Деловая устная речь имеет три составляющие:

  • содержательная составляющая (характеризуется четкостью и логичностью);
  • выразительная составляющая (характеризует эмоциональную сторону информации);
  • побудительная составляющая (признавала оказывать влияние на чувства и мысли собеседника).

Язык делового общения субъекта взаимодействия оценивается по следующим показателям:

  1. Словарный запас. Чем он больше, тем более выразительна и эффективна речь. Тем более собеседник грамотный, образованный, культурный человек.
  2. Словарный состав. Помимо того, сколько слов знает человек, не менее важно, что это за слова. Слова, используемые в просторечье, а также нецензурные, жаргонные выражения неприемлемы в бизнес-среде.
  3. Произношение. Письменный язык организации – официальный государственный язык страны или международный деловой язык (английский). Деловое общение в форме устной речи дополняется произношением. Принято говорить на диалекте, который более всего приближен к литературному языку.
  4. Стилистика и грамматика. Язык должен быть грамотным. Правильный прямой порядок слов в предложении, отсутствие тавтологии, слов-паразитов и тому подобное.

Психология делового взаимодействия

В профессиональной среде принято придерживаться этикета, общих норм морали и нравственности.

Деловое общение основано на таких нравственных нормах:

  • честность;
  • порядочность;
  • справедливость;
  • ответственность.

Но в понятие делового общения включается и психологический аспект межличностных отношений. Они могут быть не только нейтрально-дружественными, но и иметь характер жесткой конкуренции и борьбы.

Деловое общение – это не только умение хорошо говорить, выглядеть и вести дела, но и умение выстраивать межличностные отношения.

Преодоление трудностей общения

Даже соблюдая все правила делового общения можно столкнуться с такими психологическими барьерами:

  1. Барьер мотивации. Когда собеседнику просто неинтересен предмет разговора и заинтересовать его не получается. Такой барьер показатель того, что один партнер относится к другому не как к личности, а как к средству достижения цели.
  2. Барьер морали. Когда собеседник оказывается недобросовестным, бесчестным, склонным обманывать человеком. Он использует деловое общение как способ скрыть злонамеренность. Чем лучше «маскируется» аморальный умысел за умением красиво говорить и вести себя, тем сложнее преодолеть этот барьер.
  3. Барьер эмоций. Негативные эмоции, чувства, мысли по отношению к собеседнику не позволяют построить гармоничные взаимоотношения. Деловое общение будет бесполезным, неэффективным, если партнеры плохо относятся друг к другу.

Чтобы преодолеть трудности делового взаимодействия и расположить к себе собеседника следует придерживаться рекомендаций:

  • Обращение по имени

Такое обращение признак уважительного и внимательного отношения. Все люди любят слышать свое имя и лучше воспринимают информацию, произнесенную сразу после него.

  • Улыбка

Она не всегда уместна. Чаще важные вопросы требуют концентрации внимания и серьезности, что, естественно, выражается в сдержанной мимике. Но улыбка – это средство, которое вызывает симпатию, доверие и готовность идти на контакт.

  • Комплименты

Добрые и ненавязчивые приятные слова скрасят любое общение, особенно строго деловое. Принято говорить искренние, но сдержанные комплименты.

  • Внимание к личности

Общаясь на деловые темы, не следует забывать, что его субъекты – люди, со своими особенностями. Всем и каждому нравится, когда его внимательно слушают, интересуются им, поддерживают и уважают.

  • Честность и порядочность

Сокрытие или искажение информации рано или поздно выясняется, а однажды испорченную репутацию и утраченное доверие трудно вернуть.

Основы делового общения можно постичь самостоятельно либо получить необходимые знания в учебных учреждениях, на курсах или семинарах.

Искусство общения в профессиональной среде постигается на практике, когда индивид начинает действовать и вести себя как честный, надежный и культурный человек, и профессионал своего дела.

Автор статьи:
Обо мнеОбратная связь
Оценка 3.5 проголосовавших: 34
ПОДЕЛИТЬСЯ

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here